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电子发票的扫描算不算电子发票原件

时间:2020-07-22 17:42 TAG标签:
 关于规范电子会计凭证费用报销入账归档的通知,有一些问题想要咨询:
 
  1、同时满足4点要求,可以采取只保留电子会计凭证的形式,请问第3点如何理解,公司需要具备怎样的会计核算系统实力?
 
  2、我们公司目前费用报销入账采取的是电子会计凭证上传+打印纸质,请问在此规定下,需要保存的电子会计凭证有具体的形式或格式要求吗?比如说pdf文件?还是图片也可以?
 
  答:(1)财会﹝2020﹞6号第3条第3点是对企业采用的会计核算系统的要求。会计核算系统是为企业会计核算、财务管理直接采集会计信息与数据,生成会计凭证、会计账簿、财务报表等会计资料的核心会计软件,是电子会计档案归档的重要信息系统。简而言之,企业采用的会计核算系统能够接收、读取和输出符合要求的电子会计凭证,且设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,采取了风险控制手段。具体规定可查阅《会计档案管理办法》。同时,由于电子会计凭证具有易复制且难察觉的特点,会计核算系统应当设置必要的程序或功能,防止重复利用同一电子会计凭证的原件及其复制件费用报销入账。
 
  (2)企业如采用电子会计凭证的纸质打印件作为费用报销入账归档凭证的,需要同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不可以仅以电子副本文件费用报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。电子发票、电子客票、电子行程单等原件如何认定、如何获取,建议咨询税务、铁路、航空等制证部门。
电子发票的扫描算不算电子发票原件
  2问:在传统只保管纸质凭证的模式下,同时保存电子发票的电子形式即可。那么对于财务云的模式下,即会计凭证费用报销入账归档全流程电子化模式下,存在一些疑问:
 
  1、企业可以仅采用电子会计凭证进行费用报销入账归档。实务中,一张报销凭证中往往是电子发票与纸质发票的混合,例如差旅费,可能机票、住宿费是电子发票形式,但是对于出租车、地铁公交车票却只有纸质发票,这种情况下,该如何保存电子会计档案?财务云状态下,费用报销需要将出租车、地铁公交车票的纸质发票进行拍照上传,从而完成费用报销。那么对于这类会计档案是否只保管纸质发票的拍照资料或者图片形式即可?
 
  2、《会计档案管理办法》第八条同时满足六条条件的,企业内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案。实务中,工资单、劳务费发放单这类自制凭证,是否也可以拍照形式,只保管其拍照资料或者图片形式即可?
 
  答:企业应当按照《会计基础工作规范》《企业会计信息化工作规范》《会计档案管理办法》等有关规定进行处理。其中,拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不可以仅以电子副本文件费用报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。即仍须保留纸质会计凭证,电子文件仅可作为数字副本归档保存。企业实际取得符合法律要求、真实有效的纸质发票的,无论是否利用其电子扫描件进行核算,仍应按照纸质发票归档的有关规定保存纸质发票原件,并建立相应的索引关系。
 
  3问:公司存储电子版的银行回单,纸质版银行回单是否需要打印?电子海关专用缴款书,是不是只存储电子版的即可?
 
  答:企业如采用电子会计凭证的纸质打印件作为费用报销入账归档凭证的,需要同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。
 
  4问:我司之前是将电子发票打印出来,寄送总部财务共享中心审核,他们会扫描进系统留档。
 
  (1)电子发票的扫描影像文件算电子会计凭证吗?
 
  (2)电子会计凭证是指供应商提供的电子发票PDF文件吗?
 
  答:拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不可以仅以电子副本文件费用报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。电子发票、电子客票、电子行程单等原件如何认定、如何获取,建议咨询税务、铁路、航空等制证部门。
 
  5问:银行电子回单也需要作为电子会计凭证归档,因银行回单较多,银行都采取客户自行在回单机或者网银上打印,且银行柜台打印的银行回单现也为电子章,如未开通网上银行则无法自行下载银行电子回单保存,是否可以自行扫描保存。
 
  答:拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不可以仅以电子副本文件费用报销入账归档。
 
  6问:企业以电子会计凭证的纸质打印件作为费用报销入账归档依据的,需要同时保存打印该纸质件的电子会计凭证;请问对保存的电子会计凭证格式有什么要求?如何判断保存的电子会计凭证是否原件?如果无法获得电子会计凭证的原件,能否以纸质打印件+扫描件保存?
 
  答:电子会计凭证存储应当满足国家档案管理的有关要求,电子发票、电子客票、电子行程单等原件如何认定、如何获取,建议咨询税务、铁路、航空等制证部门。企业如采用电子会计凭证的纸质打印件作为费用报销入账归档凭证的,需要同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不可以仅以电子副本文件费用报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。
 
  7问:我司是电子商务公司,一般纳税人,每月开出电子发票会达到几千张至几万张,这些电子发票除了要电子档案保管,是否需要都要全部打印出来,装钉成册呢?
 
  答:根据《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)第八条,第9条规定,企业同时满足有关条件的,可仅以电子形式保存电子会计凭证,形成电子会计档案,无需打印纸质件。同时,近期我部会同国家档案局印发的《关于规范电子会计凭证费用报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)再次重申了相关规定。
 
  8问:电子会计凭证如电子发票等,如果电子发票正版文件丢失了,只有打印的纸质版的,可以用纸质扫描件电子档来存档吗?电子发票纸质扫描件是有效电子档吗?
 
  答:企业如采用电子会计凭证的纸质打印件作为费用报销入账归档凭证的,需要同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不可以仅以电子副本文件费用报销入账归档,仍须按纸质会计凭证的有关规定进行管理。
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